Автоматизация торговли магазина: Эффективная работа с ассортиментом

Когда речь идет о розничном бизнесе, то каждый шаг и выбор может соорудить или разрушить ваш успех. Хотите, чтобы ваш бизнес был на вершине и процветал? Держите под контролем пять ключевых элементов: ассортимент, клиентский трафик, персонал, продвижение и финансы. Вот тут и вступает автоматизация торговли в магазине.

Это как пять рук на пульте управления вашего бизнеса. Вам нужно уметь их использовать в нужный момент и в нужной последовательности, с целью увеличить ваши продажи и сделать ваш бизнес успешным:

• Работа с ассортиментом — то, как вы планируете, закупаете и продаете свои товары;
• Работа с клиентским трафиком — то, как вы привлекаете и удерживаете клиентов;
• Работа с персоналом — то, как вы выстраиваете сервис и создаете процессы для улучшения клиентского опыта с помощью персонала;
• Работа с продвижением — то, как вы строите и продвигаете свой бренд;
• Работа с финансами — то, как вы отслеживаете финансовую устойчивость своего бизнеса.

Важную роль в этих процессах играет скорость получаемой информации и насколько качественно вы принимаете решения. В этом как раз и помогает автоматизация торговли.

В этом вам поможет автоматизация торговли и магазина — программа BILLZ. Хотите узнать как именно программа работает и почему автоматизация так важна для вашего магазина? Тогда это руководство для вас.

Почему это важно для магазинов розничной торговли?

Если говорить о статистике, то при правильной настройке процессов автоматизации торговли в своем магазине, вы сможете получить следующие результаты:

• Экономия до 70% времени на рутинных процессах в магазине
• Увеличение продаж до 30% с помощью аналитики и маркетинга
• Сокращение краж и потерь товаров до 0
• Оптимизация ассортимента и снижения неликвидных товаров до 30%

Есть мнение, что автоматизация это дорого, долго и не всегда эффективно. Такое впечатление сложилось из-за дорогих программ, которые долго внедрять и обучать персонал. Но так ли это сейчас?

Мы собрали данный материал на основе нашего 5-летнего опыта автоматизации более чем 1200 магазинов по странам СНГ. Этот опыт поможет вам разобраться в самом главном элементе автоматизации торговли магазина — управление ассортиментом.

Учет товаров и работа с ассортиментом.

Автоматизация учета товаров — это прозрачность в движении вашей продукции. Вы всегда знаете актуальные остатки, вовремя совершаете повторные заказы и у вас всё на ладони.

При правильной автоматизации учета товаров вы получите:

• Сокращение краж и потерь в своем магазине;
• Экономию времени на рутинных процессах в магазине;
• Оптимизируете работу с остатками, дабы не было дефицита продукции или же неликвидных товаров, которые не продаются;
• Получите доступ к просмотру остатка инвентаря 24/7;

Зачем розничному магазину нужна система учета товаров?

В розничной торговле, особенно в сегменте моды, работа с ассортиментом является одной из ключевых составляющих автоматизации магазина. Но это не простая задача, ведь появляются новые стили и тенденции, растет конкуренция, меняются потребительские привычки…

Без эффективной системы управления остатками — трудно гарантировать наличие нужных товаров на складе в нужное время и в нужном месте. А это затруднит намерение удовлетворить меняющийся спрос клиентов.

Давайте рассмотрим как выглядит цикл закупки товара для ритейлера в сфере моды

Простыми словами любой ритейлер хочет закупать такой ассортимент продукции, 85-95% которого с легкостью продастся к концу сезона.

Но как в этом может помочь автоматизация? Давайте разберем основные направления на основе примеров.

📝 Автоматизация планирования для эффективных закупок

Одним из самых важных шагов в управлении товарными остатками является эффективное планирование.

При наличии системы учета, вы сможете прогнозировать продажи и отслеживать тенденции. А это поможет заранее предвидеть — какая продукция будет пользоваться повышенным спросом. Плюс ко всему, убедитесь, что у вас достаточно запасов для удовлетворения этого спроса.

Также важно следить за движением запасов, чтобы знать, когда сделать повторный заказ и избежать дефицита, либо наоборот скопления неликвидных товаров.

При помощи программы автоматизации — эти процессы становятся прозрачными и их легче контролировать. Давайте посмотрим, как это работает в деле, на примере профессиональной системы учета товаров BILLZ.

1. Анализ поставки

К вам приезжает новая поставка и вы загружаете ее в систему. Вы сразу видите дату, количество и скорость продаж у каждой поставки:

💡 Данная операция помогает своевременно узнать какая поставка плохо продается и анализировать более детальные причины. Ведь проблема не всегда в товаре, а иногда в выкладке, в сервисе, так и низком трафике магазина.

2. Анализ инвентаря

Вы можете отслеживать инвентарь и на какую сумму он у вас имеется. Все это будет доступно в одном месте, с любого устройства и Telegram бота:

💡 Данный пример помогает точно знать сколько денег у вас лежит в товаре и вовремя отслеживать куда какие единицы стоит переместить.

3. Анализ товаров по спросу.

Сможете установить порог малых остатков, с целью отслеживать продукцию, которая заканчивается:

💡 Это помогает своевременно получить информацию о заканчивающихся товарах, которые пользуются спросом. Соответственно, вы успеете их докупить или компенсировать похожими товарами. Это могут быть аксессуары, базовые коллекции или сезонные товары… Учитывайте, они всегда должны быть в остатках, чтобы не упустить продажи.

4. Анализ товаров по характеристикам.

Сможете отслеживать продажи в разрезе по брендам, категориям, цветам, размерам и любым другим характеристикам товара:

💡 Так вы вовремя выявите — какие товары хорошо продаются, а какие плохо. С этими данными вы можете своевременно запустить скидки или докупить нужные товары.

5. Анализ продаж сезона

В конце сезона у вас скопится достаточное количество данных по продажам, с помощью которых вы сможете правильно спланировать свой следующий сезон:

💡 Такие действия помогут вам правильно сформировать ассортиментную матрицу. Например: какие категории вам нужно иметь в ассортименте? Какие цвета и размеры лучше закупать? Какие модели более подходящие под ваш регион и локации?

📦 Точная и быстрая инвентаризации в магазине

Хотите избежать краж и потерь? Иметь актуальные остатки продукции в магазине? Тогда вам необходимо задуматься о работе с процессом инвентаризации.

Инвентаризация — это проверка фактического наличия товара в магазине с данными на бумаге/ excel файле/учетной системе.

Своевременное проведение инвентаризации — выявляет несоответствия, находит потери, браки товара и держит остатки в актуальном состоянии. Однако ручной подсчет тысяч наименований может утомить любого ритейлера. К счастью, есть несколько способов автоматизировать процесс и сделать процесс инвентаризации более эффективным.

---

💡 Чем чаще вы делаете инвентаризацию в магазине, тем меньше вероятности краж и потерь, связанных с персоналом.

---

1. Инвентаризация с помощью сканирования штрих-кодов

Одним из наиболее эффективных способов автоматизации инвентаризации является использование технологии сканирования штрих-кодов. Прикрепляя штрих-коды к своим продуктам и используя сканер штрих-кодов — вы можете быстро и точно подсчитывать свои запасы. Это устранит ручной подсчет, уменьшит количество ошибок и поддержит актуальность данных инвентаризации.

2. Инвентаризация с помощью технологии RFID

Еще одним способом автоматизации инвентаризации является внедрение технологии RFID (радиочастотная идентификация). Метки RFID можно прикреплять к продуктам и считывать с помощью считывателей RFID, которые могут быстро и точно фиксировать данные инвентаризации. Данная технология особенно полезна для больших магазинов или складов, однако для небольших магазинов он может быть слишком затратным.

Что нужно для автоматизации процесса инвентаризации?

Для автоматизации процесса инвентаризации вам понадобиться следующее:

• Система для учета товаров
• Ценники со штрихкодами на товарах
• Сканер для фиксирования проверенной продукции

Давайте посмотрим как выглядит автоматизированный процесс инвентаризации на примере системы BILLZ.

Вы выбираете магазин и тип инвентаризации, который хотите провести в магазине.

1. Частичная — предназначена для быстрой проверки определенной продукции, например, бренда, категории или моделей
2. Полная — предназначена для полной проверки остатков магазина

---

💡 Совет: Используйте частичную инвентаризацию по брендам или категориям, которые часто продаются, т.к. по статистике больше всего махинаций происходит именно с ними.

---

После этого в систему попадают актуальные остатки, за минусом всех движений, которые были проведены в системе. Например: списания, продажи, перемещения в другие магазины и т.д. То есть вы уже будете видеть сколько товаров у вас должно быть по факту

Далее вам нужно начать сканировать товары при помощи баркод сканера и они автоматически будут добавляться в подсчет.

В процессе инвентаризации вам не обязательно закрывать магазин, ведь система сама автоматически подсчитает все движения во время инвентаризации. Это заметно экономит время:

💡 Совет: Разделите зал для проверки товаров и подключите несколько пользователей к инвентаризации. Так вы сможете сделать ее в несколько раз быстрее. Например, вместо 3 часов, вы можете потратить 1,5 часа, просто подключив еще одного пользователя.

После того, как вы отсканируете все товары в своем магазине, вам останется лишь проверить результаты и завершить процесс и система автоматически добавит излишки и спишет недостачи:

При необходимости вы можете всегда скачать и распечатать отчет об инвентаризации. На случай, если вам нужно применить штрафы/санкции в отношении материально ответственных лиц в магазине.

Кроме всего этого вы можете с легкостью контролировать процесс проведения инвентаризации со своего телефона или компьютера с любой точки планеты.

В результате вы можете делать инвентаризацию чаще, сэкономить время и не упускать продажи в магазине.

⌚ Экономия времени на рутинных процессах

Управление розничным магазином всегда включает в себя большой объем рутинных задач, связанных с ассортиментом. Обработка транзакций, перемещения между магазинами, печать ценников, переоценки, создание акций на товары и многое другое.

При выборе правильной системы автоматизации магазина, вы оптимизируете рутинные задачи, что позволит вам сосредоточиться на развитии своего бизнеса.

Давайте рассмотрим какие задачи можно автоматизировать на примере системы BILLZ.

При приходе нового товара вы можете быстро сформировать ценники, напечатать и расклеить по товарам. Так ваши кассиры смогут быстро и точно продавать товары на кассе без лишних усилий по ручному подсчету суммы чека. Немаловажно: при перемещениях или инвентаризациях с помощью штрих-кодов вы сможете быстро отсканировать нужные товары.

Если вам нужно переместить товары в другой магазин вы можете быстро создать процесс трансфера и набрать туда товары через сканирование.

А магазин который принимает этот трансфер сможет увидеть, что ему отправился трансфер. Это заметно сокращает ошибки и экономит время ваших сотрудников, которое обычно может уйти на лишние телефонные звонки, переписки или уточнения.

При запуске акции в магазине, вы можете настроить специальную акцию и добавить туда товары, а потом напечатать скидочные ценники.

Выбор шаблона акции:

Добавление товаров к акции:

Пример скидочного ценника:

После этого вашим кассирам не нужно дополнительно вспоминать, что какой-то товар поставили на скидку. Система автоматически определит товары со скидкой, посчитает сумму чека и распечатает красивый чек для клиента.

Пример автоматической скидки на кассе:

Также очень часто магазины меняют цены на товары из-за инфляции или роста курса, чтобы не терять прибыль. В системе автоматизации это можно сделать в несколько кликов и распечатать ценники, чтобы потом расклеить их на товары.

Пример создания переоценки:

Пример процесса переоценки:

🛒 Автоматическая синхронизация с электронной торговлей (сайт, маркетплейсы и боты)

Онлайн торговля растёт с каждым днем и набирает обороты! Чтобы не упустить этот тренд и соответствовать реалиям рынка, важно подстроить процессы своего бренд для выхода в онлайн.

Интеграция системы учета с вашим веб-сайтом или маркетплейсами может облегчить эту задачу. После интеграции: цены, описания, остатки, будут автоматически синхронизироваться со всеми каналами онлайн-продаж. Это сэкономит время на переключении между системами и обновлении информации. Ваши онлайн- и офлайн-магазины всегда будут отображать самую актуальную информацию.

Еще одно ключевое преимущество интеграции системы учета товаров с веб-сайтом и маркетплейсами — это анализ данных в режиме онлайн. Имея все данные о своих остатках в одном месте, вы можете легко отслеживать и анализировать данные о продажах, поведении клиентов и другие показатели. Это поможет вам выявлять тенденции и принимать решения, основанные на данных, для оптимизации вашего ассортимента и увеличения прибыли.

Интеграция BILLZ с онлайн-площадками.

Вы добавляете товары в систему учета с фотографиями, описанием и всеми остальными деталями по товарам. Далее все эти товары синхронизируются с сайтом или маркетплейсом для автоматического обновления цен, остатков, характеристик и др. информации. После чего ваши товары автоматически попадают на сайт.

Карточку товара вы можете настроить таким образом, чтобы можно было посмотреть — в каком конкретном филиале находится товар? Это облегчает вашему клиенту поиск, если он вдруг хочет прийти в ваш физический магазин на примерку.

В случае, если товар попадает на скидку, это настраивается в самой системе учета и эта информация автоматически попадает на сайт и маркетплейсы.

Когда клиент делает заказ с сайта или маркетплейса, товары в системе учета автоматически бронируются. Таким образом вы не сможете продать этот товар в офлайн магазине.

Интеграция BILLZ с социальными сетями.

💡 Интегрируйте свои товары сайта с Facebook / Instagram, чтобы запускать автоматическую рекламу по товарам. Так вы сможете сильно увеличить конверсии с запускаемой рекламы и получить эффективные результаты.

После интеграции сайта с Facebook/Instagram, ваши товары автоматически появятся в разделе Commerce Manager и вы сможете запускать по ним рекламу.

После запуска рекламы — все данные по товарам автоматически будут обновляться с системой учета. Если какого-либо товара не осталось в наличии, то он будет автоматически исключен из рекламы. А если на товаре изменились цены, то они автоматически будут обновляться в ваших рекламных креативах, чтобы вы могли сэкономить время:

Так интеграция ваших остатков с системой учета, поможет вам упросить работу с обновлением товаров в разных каналах. Такие механизмы продвижения — отличный инструмент увеличения продаж.

---

Как выбрать программу для автоматизации учета товаров?

👆 1. Выбирайте современную систему

Для начала, важно отметить разницу между устаревшими и облачными системами.

Устаревшие системы — это обычно системы, которым более 10 лет и чаще всего они устанавливаются локально на ваш компьютер. А значит вы не будете иметь доступ к данным, будучи вдали от своего магазина.

Поскольку они устарели и их сложнее настроить, устаревшие системы учета часто требуют технической поддержки на месте для обслуживания. Поддержание старой системы может быть очень дорогостоящим и трудоемким, т.к. как правило, за тех. поддержку берется отдельная плата

.

В отличие от устаревших систем, облачные системы хранят данные «в облаке», то есть не на локальных серверах. Это означает, что вы можете отслеживать все, что происходит в вашем бизнесе из любого места, где есть доступ к Интернету.

Еще одним преимуществом облачных решений является то, что они обновляются автоматически без необходимости локальных настроек.

Как правило, у современных облачных систем есть возможность для интеграции с другими приложениями, маркетплейсами, сайтами, системами лояльности и т.д. Это тоже дает ряд преимуществ для автоматизации сторонних процессов.

🧮 2. Оцените функциональность по учету продукции

Еще одна важная составляющая при выборе системы учета — наличие функционала, помогающий автоматизировать все внутренние процессы работы с ассортиментом.

Одной из важных функций в системе управления товарами является отслеживание остатков товара в режиме онлайн. Значит система должна иметь возможность автоматически обновлять уровни ваших остатков и следить за правильным отображением запасов. Будь-то в интернет-магазине, физическом магазине или маркетплейсе. Это поможет вам избежать дефицита или переизбытка товаров, которые могут привести к упущенным продажам или недовольным клиентам.

Еще одной важной функцией является возможность управления и анализа данных вашего ассортимента. Это включает в себя возможность отслеживать точки повторного заказа и движение запасов в режиме реального времени. Кроме того, система должна быть в состоянии предоставить вам подробные отчеты и аналитику. Тогда вы сможете принимать решения на основе данных для оптимизации своего ассортимента.

Еще одна важная функция, на которую стоит обратить внимание, — это интеграция с другими системами. Система должна быть способна интегрироваться с другим программным обеспечением и системами, например: бухгалтерия, программа лояльности и др.

Обязательно и присутствие функции, автоматизирующие рутинные задачи, например обновление цен и описаний продуктов. Это поможет вам сэкономить время и гарантировать, что в вашем онлайн- и офлайн-магазине всегда отображается самая актуальная информация.

👩‍💻 3. Оцените качество поддержки и легкость в освоении программы

Найдите систему, удобную для пользователя, простую в освоении и имеющую хороший уровень поддержки. Еще лучше, если поддержка включает в себя обучение, документацию и обслуживание клиентов.

Это гарантирует быстрое освоение программы вашей командой! А у вас будет поддержка, необходимая для максимальной отдачи от ваших инвестиций в программу учета.

К сожалению, в ритейле часто меняются сотрудники, это факт. Поэтому важно, чтобы новые сотрудники с легкостью освоились в системе или обращались в службу поддержки.

Оценить качество службы поддержки можно посмотрев на отзывы в Google или соц сетях. Также можно попросить отзыв у клиентов, которые уже давно используют систему.

Заключение

Автоматизация торговли магазина, как и автоматизация работы с товарами — необходима для любого бизнеса розничной торговли. Она поможет расти и масштабироваться, особенно в условиях развития электронной коммерции.

При выборе системы важно оценить ваши текущие процессы и определить области, в которых автоматизация может принести пользу.

Автоматизировав магазин с помощью современной системы — вы будете на ступень выше конкурентов. Ведь многие еще ведут дела на бумажках, а вы больше нет. Вы заботитесь об удовлетворенности клиентов и увеличении своей прибыли. А с правильной системой вы сосредоточитесь на развитии бизнеса, а не погрязните в повседневной рутине.