Как управлять товарными запасами, экономя деньги и время? 6 эффективных показателей

Представьте, что вы управляете розничным магазином, в котором всегда есть нужные товары. Вы не сталкиваетесь с избыточными запасами и у вас никогда нет дефицита товаров, за которым приходят клиенты.

Это кажется мечтой, не так ли?

Но, в реальности управление товарными запасами не такое уж легкое занятие. Магазины всегда пытаются контролировать свои запасы, но практически всегда сталкиваются с проблемами избыточных запасов и дефицита.

Конечно, не существует чудодейственного инструмента, который бы напрочь стер все проблемы управления товарными запасами. Однако, есть один практический шаг, предприняв который, вы можете свести к минимуму проблемы контроля запасов.

Ключем к успеху в этом направлении является постоянный мониторинг данных о товарных остатках.

Зачем отслеживать показатели управления товарными запасами?

Отслеживая данные об остатках и ключевые метрики управления запасами, вы сможете выявлять тенденции и собирать информацию для принятия более обоснованных решений касательно запасов.

В этой статье мы рассмотрим ключевые метрики, за которыми нужно следить для управления остатками.

1. GMROI

Что такое GMROI?

GMROI (Gross Margin Return on Investment) – показатель рентабельности товарных запасов. Он показывает, сколько прибыли генерируют каждые 100 ден.ед., вложенные в товарные запасы:

GMROI, % = Валовая прибыль / Средние товарные запасы * 100%

Кроме того, данный показатель наиболее точно отображает связь между оборачиваемостью и маржой:

GMROI, % = Обратимость х  Маржа,%

Данная формула подтверждает известный факт, что можно зарабатывать благодаря высокой марже и быстрому вращению товаров.

DataWiZ

Означает валовую рентабельность инвестиций. Этот показатель отвечает за сумму денег, которую вы получили обратно (т.е. рентабельность инвестиций) за каждый сум, потраченный на товар.

Он отвечает на такие вопросы, как «Какую прибыль я получил, вложив свои средства в те или иные товары?» или «Сколько я заработал с каждого сума, вложенного в товарные остатки?»

Формула для определения вашего GMROI: валовая прибыль / средняя стоимость запасов

Допустим, валовая прибыль розничного магазина составляет 55 млн. сум, а средняя стоимость запасов – 30 млн. сум. GMROI в таком случае составляет 1,83, что означает, что магазин зарабатывает 1,83 млн. сум за каждый 1 млн сум в инвентаре.

После того, как вы определили GMROI для своего магазина, сделайте еще один шаг определив, какую прибыль вы получаете по отношению к дефициту ресурсов (площади или денежных средств).

Например, если у вашего магазина ограниченное пространство на складе, вам стоит просчитать какую прибыль вы получаете за квадратный метр занимаемой товарами площади. Если у вас небольшой оборот денежных средств, то вам стоит подсчитать какие товары приносят вам больше дохода и оборота.

Ответив на эти вопросы, вы улучшите управление запасами и сможете принимать более правильные решения, когда в следующий раз будете думать о том, какие товары лучше закупать, а от каких стоит избавляться.

2. Потеря товарных запасов

Это разница между количеством товаров на бумаге и фактическим их наличием в магазине. Это потери, которые связаны с кражами, махинациями и другими причинами, не связанными с продажей товара.

Распространенными причинами таких потерь являются: кражи среди сотрудников, кражи в магазинах, административные ошибки и мошенничество со стороны поставщиков.

Формула потери товарных остатков: Конечная стоимость запасов – Физически подсчитанная стоимость запасов.

Потери также могут быть выражены в процентах, т.е. потеря% = сумма потерь / объем продаж х 100

Согласно опросу, проведенному Национальной федерацией розничной торговли США, в 2015 году средний объем потерь составил 1,38%. Важно отметить, что данные варьируются от одного сектора розничной торговли к другому.

В частности:

Продуктовый сегмент – 3,6%

Мужская и женская одежда – 1,2%

Дисконтные, товары массового потребления или суперцентры – 1,1%

Посчитайте потери в вашем собственном магазине. Это даст вам представление о том, насколько эффективно работает ваш магазин, когда дело доходит до точности в плане количества товаров.

3. Процент продажи

Процент Продажи – это процент проданных единиц по сравнению с количеством единиц, которые были доступны для продажи.

Для расчета по этой метрике используйте формулу: Количество проданных единиц / Начальный запас x 100

Допустим, книжный магазин получил от издателя 500 экземпляров триллера и через месяц продал 95 книг. Процент продажи книги составляет 19%. В некоторых случаях непроданный товар можно вернуть производителю. Некоторые магазины также могут использовать скидки на товары, чтобы повысить процент продаж.

4. Оборачиваемость товарных остатков

Оборот товарных остатков – это количество раз, когда тот или иной товар или категория были проданы в течение определенного периода времени. В управлении запасами, в большинстве случаев, чем выше оборачиваемость товара, тем лучше для вашего магазина. Это означает, что вы можете продавать много товаров, не имея больших остатков.

Формула товарооборота: Стоимость проданных товаров / Средний запас

Допустим, средний товарный запас в магазине одежды составляет 25 млн. сум, а стоимость товаров, которые он продал за 12 месяцев, – 100 млн. сум. Это значит, что товарооборот составил 4,0 и магазин распродал свои запасы четыре раза в этом году.

Чем больше у вас показатель оборачиваемости, тем вы эффективнее.

5. Эффективность товара

Ваши товары с самыми высокими и низкими показателями всегда должны быть в центре внимания, поэтому регулярно отслеживайте этот показатель. Это поможет вам более эффективно делать заказы, запускать скидки, делать мерчендайзинг и увеличивать продажи.

Какими товарами стоит запастись? Какие наименования нуждаются в рекламной акции? Единственный способ ответить на эти вопросы – узнать эффективность ваших товаров и категорий.

Складские запасы желательно проверять каждую неделю. При этом необходимо обращать внимание на самые прибыльные товары и категории. Вы можете применить правило 80/20 (принцип Парето), т.к. обычно 20% товаров обеспечивают 80% прибыли. Поэтому важно сфокусировать свое внимание на этих 20% и не упускать тендеции по ним.

Также важно понять сколько времени потребуется, чтобы получить продукт от поставщика, сумму прибыли от этих товаров за неделю, и сумму, которая у вас есть на складе. Сравнивая эти показатели, вы можете балансировать складские остатки эффективнее.

Немаловажно обращать внимание на “мертвый” инвентарь или медленно продающиеся товары. Их либо надо правильно выставить в вашем магазине и сделать рекламу, либо просто запустить акцию и избавиться от них, пока не поздно.

Как измерить эффективность товара: отслеживать эффективность товара довольно просто, если ваша система управления розничной торговлей имеет соответствующие отчеты. Кстати, наша система BILLZ – предлагает возможности учета товара и отслеживания его эффективности, что упрощает управление товарными запасами.

Посмотрите на свои товары и отчеты о продажах и обратите внимание на товары, имеющие наибольшее и наименьшее количество продаж, а также на товары, которые приносят самые высокие и самые низкие доходы.

6. Упущенные продажи

Упущенные продажи — это те продажи, которые вы потеряли из-за отсутствия того или иного товара на складе, или из-за того, что у вас нет определенного бренда или линейки товаров.

Оценка упущенных продаж даст вам понять сколько вы теряете от экономии на товарных запасах, особенно когда дело касается наиболее продаваемых товаров.

Теперь вы знаете свои показатели. Что дальше?

Итак, вы разобрались с различными метриками оценки товарных запасов. Как извлечь из этого ценность? Конечно же, отслеживать и использовать эти показатели. Важно регулярно следить за товарными запасами, чтобы принимать более взвешенные решения при закупках.

Правильное выполнение и внедрение этого процесса зависит от вашего бизнеса и имеющихся у вас инструментов. Самый эффективный способ получения необходимой информации о товарных запасах – автоматизация сбора и анализ данных.

Сделать это можно, используя систему управления розничной торговли с широкими возможностями выгрузки отчетов. Если вы используете современную систему розничной торговли, посмотрите, имеются ли в ней возможности аналитики товарных запасов.

Например, если вы являетесь клиентов BILLZ, вы можете легко получить нужные цифры с помощью специальных отчетов по Продажам и Эффективности товаров. В BILLZ есть готовые отчеты об эффективности товаров, позволяющие получить полноценную картину о товарных запасах, которые можно использовать при принятии решений.

Не используете современную POS-систему или систему учета? Тогда вы можете воспользоваться простыми решениями, ​​как Excel, для отслеживания ваших запасов и метрик. Это, конечно, не идеально , но это гораздо лучше, чем разбирать цифры вручную.

Принимайте разумные решения с правильными метриками

Мы разобрали показатели и как их собирать, теперь давайте рассмотрим, как применять эти данные в процессе принятия решений. Вот несколько простых примеров:

Более эффективный мерчендайзинг и маркетинг вашей продукции.

Изучив данные о продажах и оборотах, вы сможете получить четкое представление о том, какие товары эффективны, а какие нет.

Вот, что сделал со своей продукцией магазин T-We Tea из Сан-Франциско, продающий домашний чай и аксессуары. Они заметили, что их товары с низкой маржой (такие как чайные принадлежности) двигались быстрее, чем их товары с высокой маржой (домашние чаи), их методика управления запасами была в том, чтобы сгруппировать их по более низкой цене. В результате они смогли быстрее увеличить оборачиваемость товаров и увеличили прибыль.

Планирование: какие товары заказать и когда

Когда вы знаете, как быстро продается ваш товар и какой доход вы от него получаете, вам легче спланировать будущий заказ.

Например, если вы обнаружили, что товар продается каждые пару месяцев или около того, тогда вы можете планировать, с какой частотой вам стоит заказывать этот товар.

С другой стороны, знание вашего GMROI для различных товаров может дать вам более лучшее представление о том, в какие товары стоит инвестировать, и сколько вы должны на них потратить.

Улучшение ваших процессов управления запасами

Измерение таких показателей, как потери, не только помогает измерить потери в деньгах, но также может дать ценную информацию по улучшению процессов безопасности магазина.

Если расхождения и потери в вашем инвентаре довольно велики, возможно, вам нужно установить более строгие правила и процессы внутри магазина. Если вы используете POS-систему, то возможно стоит ограничить доступ к информации, которая не нужна для выполнения должностных обязанностей.

Вы также можете детализировать данные по категориям или магазинам, что улучшит показатели управления запасами. Допустим, в конкретном отделе потери намного выше, чем в остальных магазинах. Вооружившись этой информацией, вы можете более внимательно посмотреть на этот отдел, чтобы выяснить причину высокой потери.

Предметы более склонны к кражам в магазинах? Находятся ли продукты в зоне, которую ваши сотрудники не могут контролировать? Единственный способ узнать это – посмотреть на данные и исследовать.

Вот еще один пример: допустим, вы обнаружили, что административные ошибки (например, ошибки в ценах, ошибки в наценках или уценках) приводят к значительным расхождениям в ваших записях инвентаризации. Вы можете использовать эту информацию, чтобы начать улучшать выполнение задач в ваших магазинах. Вы можете, например, автоматизировать определенные задания, чтобы уменьшить человеческие ошибки.

Помните: нехватка знаний обходится дорого

Навык управления запасами – это не просто дополнительный навык, это одна из важнейших обязанностей. Если вы не знаете своих цифр или не знаете, что нравится и не нравится вашим клиентам, вы теряете много денег. Если вы не можете принять правильное решение относительно мерчендайзинга, маркетинга и обслуживания клиентов, вы можете потерять клиентов.

Не дайте этому произойти. Начните отслеживать основные метрики магазина. Только тогда вы сможете по-настоящему понять, что происходит в вашем бизнесе.

Мы надеемся, что эта статья хотя бы чуть-чуть помогла вам с этим.