23 важные функции POS – необходимые в системе управления торговлей

У меня есть друг по имени Жахонгир, который уже больше 5 лет занимается сетью обувных магазинов Vicco. Сегодня обороты его бизнеса очень внушительны для ниши, в которой он работает. С каждым годом его доходы продолжают расти. Многие магазины равняются на него при принятии каких-то решений или внедрении новшеств управления торговлей в своих магазинах.

Сегодня мы лишь видим результат его успехов и долгой кропотливой работы. Он прошел путь от ведения товарного учета в excel и на бумаге, до полноценного решения для управления. Каждый раз, когда я спрашиваю его об успехе, он связывает его с системой управления торговлей (или POS система), с помощью которой он получает полезные данные для принятия эффективных решений.

Давайте же рассмотрим какими функциями сегодня должна обладать современная POS-система, чтобы помогать бизнесу расти. В настоящее время не составляет труда найти систему для автоматизации продаж в магазине. Существуют сотни вариантов, как от зарубежных, так и от локальных Компаний, обладающих всеми возможными функциями. В первую очередь, перед выбором, необходимо задаться вопросом – «Что мне действительно нужно? Какие дополнительные услуги помогут мне расти?»

Ниже мы перечислим основные функции, к которым необходимо присмотреться при выборе современной системы для управления торговлей.

В нынешние дни ваше программное обеспечение должно быть частью большого решения, которое поможет не просто автоматизировать, но и помогать в развитии вашего ритейл бизнеса.

Давайте определим необходимые возможности, а также те, которые вам могут не понадобиться, но могут оказаться очень полезными. В целом они разделены на несколько общих компонентов: точка продаж, управление складом, управление клиентами и отчетность.

Функции точки продаж (POS)

Перечислим функции POS системы, необходимые на рабочем месте кассира.

1. Быстрый поиск продуктов

Быстрый поиск, который позволяет сотрудникам быстро выбирать или просматривать остатки нужного товара. Ваша система должна обеспечивать быстрый поиск товаров по разным критериям, такие как наименование, баркод, артикул, т.к. это ускоряет процесс во время продажи. В идеале этот поиск располагается на том же экране продажи, чтобы не переключаться между интерфейсами.

2. Различные методы оплаты/раздельные платежи

Помимо традиционных способов оплаты, таких как наличные деньги и карты, выбирайте POS систему с поддержкой различных видов платежей или балансов клиентов. Также необходимо иметь возможность разделять платеж, если клиент хочет распределить свой платеж на несколько подарочных карт и наличные деньги.

3. Обмены, возвраты и продажи в долг

Как ни странно, политика возврата или обмена товара в магазине может иметь жизненно важное значение для успеха, поскольку потребители все чаще предпочитают магазины с удобной для покупателей политикой обменов и возвратов. Для этого выбранная POS система должна поддерживать возможность возвратов и обменов для вашего магазина, предоставив гибкие варианты возврата или обмена товаров.

4. Учетные записи пользователей и права доступа

Если у вас работает не один человек, который продает на кассе, то вам необходима система, которая позволит создавать роли для каждого из сотрудников, чтобы вы могли отслеживать продажи, которые производит каждый человек или действия, которые конкретный пользователь делает в системе. Эта функция в конечном итоге позволит установить цели продаж (или проверить, есть ли среди ваших сотрудников недобросовестные).

Вы также должны быть уверены, что получите систему, которая позволяет вам защищать паролем каждого пользователя, во избежание проблем с несанкционированным доступом к данным.

5. Мобильные кассы

Сегодня мы живем в цифровом веке и на данный момент вы не можете позволить себе не иметь мобильных касс. Как правило, вам нужно искать облачную POS систему, которая имеет мобильное приложение, чтобы вы могли запускать свое программное обеспечение на мобильных устройствах или планшетах.

Мобильные кассы являются очень удобными, потому что они позволяют вам обслужить клиента в любом месте магазина, предотвращая очереди. Вы можете также брать их с собой в дорогу и создавать pop-up точки.

6. Клиентский дисплей

Клиентский дисплей означает, что по мере того, как клиенту пробивают товары, он может наблюдать транзакции на экране (обычно вторичном), который стоит перед ним. Клиентские дисплеи позволяют клиентам повысить уровень прозрачности проведения транзакций и помочь им увидеть, если есть ошибки в заказе до пробивания чека.

Безусловно, в этой функции, нет необходимости, если она не вписывается в ваш текущий бюджет, но ее обязательно следует учитывать, если у вас достаточно средств для ее покупки.

7. Управление складом

Управление складом – это следующий по важности функционал, который вы должны искать в системе управления розничной торговлей, будь то 5 продуктов или 5 000. Как следует из названия, складской учет позволит отслеживать все ваши продукты и даже поможет вам увидеть, какие продукты продаются хорошо, а какие нет.

8. Массовый импорт товаров

Убедитесь, что любая система управления розничной торговлей, с которой вы работаете, позволяет массово импортировать товары. Если у вас есть только несколько товаров в продаже, загрузка вручную каждого продукта является утомительной и пустой тратой времени, тогда как вы можете выбрать систему, которая будет запускать массовый импорт.

9. Вариации продуктов и композитные продукты

Ищите систему, которая позволяет создавать вариации продуктов. Например, представьте магазин одежды, который продает одну и ту же рубашку в шести цветах, система должна иметь возможность записывать это как ту же рубашку в нескольких цветах, а не как шесть разных рубашек. Это даст вам возможность получать более точную статистику по товарам и их продажам.

10. Штрих-коды

Система, которую вы выбираете должна иметь возможность печатать штрих-коды (или другие методы маркировки), чтобы вы могли аккуратно помечать и отслеживать каждый из ваших продуктов. Штрих-код позволяет системе точно знать, где находится определенный товар в вашей системе. Штрих-коды используются для сканирования, когда товар приходит на ваш склад, когда вы отправляете его в другой магазин, когда вы его продаете или проводите инвентаризацию.

11. Управление остатками

Система управления остатками должна позволять вам получить актуальную информацию о тех товарах, которые имеются на склад или заканчиваются, чтобы вы вовремя могли пополнить свои запасы и не упустить выгоду потенциальных продаж.

12. Инвентаризация

Инвентаризация является утомительной, но необходимой, так как вам нужно отслеживать запас и учитывать потери. Необходимо использовать систему, которая не только упрощает инвентаризацию, но и позволит использовать сканер штрих-кодов для автоматического подсчета, а не вручную. Это позволяет в несколько раз сократить количество часов и ресурсов потраченных на инвентаризацию. 

13. Перемещение между складами

Для магазина с более чем одним физическим местоположением важна функция перемещения между складами. Всегда может случится так, что один и тот же товар хорошо продается в одной локации и плохо продается в другой. Перемещение между складами позволит легко распределять товары между магазинами без лишних усилий. 

14. Акции

В каждом сезоне случается так, что часть закупленных товаров остается. Обычно для таких случаев используют разные виды акций для избавления от неликвидного стока. Выбирайте систему, которая позволит настраивать скидки легко, чтобы избегать ручного обновления цен или информации о продукте, а также анализа проведенной акции.

Хотите узнать больше о возможностях системы автоматизации BILLZ, а в особенности об оптимизации процессов магазина? Тогда смотрите наше видео с BILLZ Meetup:

Управление клиентами

Хорошая система управления торговлей обязана иметь хотя бы упрощенную версию CRM (управление клиентами), чтобы вы могли отслеживать все данные и поведение своих клиентов.

Стоит обратить внимание на несколько функций, которые помогут вам увеличивать продажи и лояльность клиентов:

15. Поиск по базе клиентов

Вашим сотрудникам необходимо искать клиентов каждый раз при совершении транзакции. Они будут привязывать продажу к имени клиента. Важно, чтобы добавление и поиск клиентов были на странице оформления транзакции. 

16. История клиентов привязана к каждому профилю

Ваш сотрудник должен записывать историю покупок для каждого клиента. Это позволит другим сотрудникам возвращать товары, когда чек был утерян, или проверить, что обычно покупает определенный клиент. С глобальной точки зрения, история покупок может помочь в решении вопросов маркетинга и мерчандайзинга. 

17. Настраиваемые свойства

Настраиваемые свойства позволяют вам определить, какую именно информацию о клиенте необходимо вносить вашим сотрудникам. Общие свойства включают в себя дату рождения или адрес. Эти данные помогут вам в маркетинговых исследованиях и даже в вашей программе лояльности.

18. Программа лояльности

Программы лояльности не являются необходимыми, но они существенно помогут вашему бизнесу расти. Ищите решение, которое имеет встроенное программное обеспечение для программ лояльности, чтобы при необходимости легко запустить одну из них. Программы лояльности являются одним из инструментов, которые стимулируют клиентов возвращаться в ваш магазин и делать повторные покупки.

Отчетность

Помимо основных отчетов ваша система должна уметь предоставлять полный набор отчетов, чтобы помочь вам отслеживать прогресс вашего бизнеса. Ниже приведены некоторые функции отчетов, к которым стоит присмотреться при выборе системы учета для магазина.

19. Страница с основными показатели (Дашборд)

Страница с основными показателями (Дашборд) предоставляет вам наглядный вид того, как работает ваш магазин. Это замечательная возможность мгновенно получать краткую информацию о том, как идет ваш бизнес без необходимости лишнего поиска информации. В идеале ваша система должна уметь отправлять уведомления в удобные для вас каналы – например, почту, Telegram или SMS. 

20. Отчеты о продукции

Ваша система должна быть способна предоставлять отчеты по всем складским данным. Такие отчеты должны включать в себя хорошо и плохо продаваемые товары, помогая вам в будущем улучшить ассортимент, внести корректировки в мерчендайзинг и ценообразование. 

21. Отчеты по сотрудникам

Кто является вашим лучшим сотрудником? Есть ли кто-нибудь, кто нуждается в улучшении? Устанавливаете ли вы правильные цели по продажам? При наличии подходящих инструментов для отчетов по сотрудникам ответы на эти вопросы будут очевидными.

22. Отчеты по клиентам

Система управления розничной торговлей должна предоставлять информацию о ваших лучших клиентах и что вы можете сделать, чтобы привлечь их. Обязательно смотрите отчеты о клиентах, когда вы покупаете POS или розничную систему. Клиенты сегодня являются самым важным активом и чем больше данных вы о них знаете, тем лучше сервис вы можете им оказать.

23. Возможность создания кастомизированных отчетов

Готовые отчеты очень удобны в использовании, но иногда в зависимости от специфики бизнеса вам может потребоваться формирование собственных отчетов.

Заключение

Очень надеемся, что вышеприведенные функции, помогут вам получить представление о том, какие решения подходят для вашего магазина. Используйте эти знания для составления списка необходимых вариантов, а затем обратитесь к поставщикам программного обеспечения, чтобы узнать, могут ли они предоставить дополнительную информацию.

Отличная система управления розничной торговлей принесет вам все эти возможности, позволяя максимально упростить работу вашего бизнеса, а не беспокоиться о вещах, которые вы не можете сделать. Не соглашайтесь на меньшее, ведь от этого напрямую зависит рост вашего бизнеса.