Inventarizatsiya: Do’konda tez va samarali inventarizatsiyani qanday qilish kerak?

Inventarizatsiya har qanday savdo nuqtasi uchun eng og’riqli jarayonlardan biridir. Ko’pincha menejerlar, kassirlar va sotuvchilar barcha tovarlarni hisoblash uchun tuni bilan qolishlariga to’g’ri keladi va menejerlar aldanib qolmaslik uchun jarayonni to’liq nazorat qiladilar.

Bir nechta inventarizatsiyalar yetishmovchiliklarsiz tugashi mumkin, bu borada malakali bo’lganlar esa, ehtimol, do’kondagi jarayonlarni optimallashtirish va tajriba to’plash uchun ko’p vaqt sarflashgan.

Inventarizatsiya jarayoni ko’p vaqt, kuch va behuda qilingan harakatni talab qiladi. Axir, siz har doim ham qanday tovarlar borligi, xodimlar sizni aldamasligi va tashrif buyuruvchilarni o’g’irlik qilmasliklarini bilmaysiz. Tovarlarni tezda inventarizatsiya qilishni o’rganishdan oldin, biz inventarizatsiya nima ekanligini va u nima sababdan sizning biznesingiz uchun juda muhimligini bilib olamiz.

Inventarizatsiya nima?

Jarayonga o’tishdan oldin, keling, inventarizatsiya nima ekanligi, qanday maqsadlarga ega ekanligi va u qanday turlarga bo’linishini ko’rib chiqaylik.

Inventarizatsiya – bu haqiqiy ma’lumotlarni buxgalteriya hisobi ma’lumotlari bilan taqqoslash yo’li orqali ma’lum bir sanada tashkilot mavjud mulki va uning moliyaviy majburiyatlari holatini tekshirish. Bu mulkiy qiymatlar va mablag’larning saqlanishini aniq nazorat qilishning asosiy usulidir.

Tovarlar, manekenlar, jihozlar va do’konning boshqa moddiy boyliklari ko’rinishidagi mulkiy qiymatlarning xavfsizligini nazorat qilishning ajoyib usuli hisoblanadi.

Nima uchun inventarizatsiya juda muhim?

Statistik ma’lumotlarga ko’ra, chakana savdoda o’g’irlik va o’g’irlik tufayli o’rtacha yo’qotish aylanmaning 2% ni tashkil qiladi. Bu unchalik ko’p emasga o’xshaydi, lekin hisoblasangiz, raqamlar hayratlanarli bo’lishi mumkin.

Tasavvur qiling, sizning savdo nuqtangiz oyiga 100 million so‘m tovar aylanmasini amalga oshiradi, ya’ni har oy o‘rtacha 2 million so‘m yo‘qotasiz, yillik masshtabda hisoblansa, 24 million so‘mga aylanayapti, bu juda ham sezilarli summa. Bu pulni xodimlaringizga bonuslar, reklama aktsiyalari yoki xayriya ishlariga sarflash yaxshiroqdir.

Qanchalik kam hisoblash qilsangiz, o’g’irlik va yo’qotish darajasi xavf zonasiga kirib borishi va tez sur’atlarda o’sishi ehtimoli shunchalik yuqori bo’ladi va eng muhimi, uni kuzatib borish siz uchun qiyin bo’ladi. Amaliyot shuni ko’rsatadiki, siz inventarizatsiyani qanchalik kamroq qilsangiz, o’g’irlik va yo’qotishlar shunchalik ko’p bo’ladi.

Ushbu maqolada biz inventarizatsiya nima ekanligi, uni qanday qilib to’g’ri o’tkazish kerakligi va zamonaviy vositalar ushbu jarayonni optimallashtirishga qanday yordam berishini tushuntirib o’tamiz, hamda buni ham xodimlar, ham do’kon egalari uchun osonlashtirmoqchimiz.

Inventarizatsiyaning asosiy maqsadlari:

1. Haqiqiy mavjud tovarlarni hisob tizimi ma’lumotlari yoki boshqa manbalar bilan taqqoslash (excelda, qog’ozda – hisobni qo’lda yuritadiganlar uchun)
2. Do’kon ichidagi yo’qotishlar va o’g’irliklar foizini nazorat qilish
3. Regradatsiyani aniqlash
4. Ortiqcha narsalarni aniqlash
5. Xodimlar orasida firibgarlik va o’g’irlikni aniqlash
6. Hisobot ma’lumotlari bilan qoldiqlarni aktuallashtirish
7. Do’konni kerakli  assortiment bilan to’ldirish

Inventarizatsiya turlari

Inventarizatsiyaning har xil turlari mavjud bo’lib, biznesingiz va jarayonlaringizning miqyosi va o’ziga xos xususiyatlariga qarab siz o’zingizga mos keladigan turlarni tanlashingiz va ularni biznesingizda ishlatishingiz mumkin.

To’liq inventarizatsiya

Bu do’kondagi mutlaqo barcha tovarlar va boshqa moddiy boyliklarni tekshirishni o’z ichiga olgan inventarizatsiyadir. Xohishga ko’ra, bunday turi ko’p vaqt va resurslarni talab qiladi, shuning uchun bunday inventarizatsiyani oyda yoki ikki oyda bir marta o’tkazish maqsadga muvofiqdir.

Qisman inventarizatsiya

Bu tovarlarning bir qismi tekshiriladigan inventarizatsiyadir. Misol uchun, siz bir yoki ikkita mahsulot turini tekshirishingiz mumkin. Qoidaga ko’ra, qisman hisoblash qilingan holda, ko’plab sotuv, hisobdan chiqarish yoki boshqa harakatlar mavjud bo’lgan mahsulot turlar tanlanadi.

Tanlanma inventarizatsiya

Bu ma’lum bir hisobdor xodimni tekshiradigan turi. Siz unga biriktirilgan do’konni tekshirishingiz va to’liq yoki qisman inventarizatsiya qilishingiz mumkin. Odatda, ushbu turdagi hisoblash xodim ishdan bo’shatilayotganda yoki ushbu moliyaviy javobgar shaxs bilan bog’liq salbiy signallar yoki pretsedentlar mavjud bo’lganda amalga oshiriladi.

Doimiy inventarizatsiya

Bu sizning barcha do’konlaringiz va omborlaringizda bir vaqtning o’zida amalga oshiriladigan audit.

Qayta inventarizatsiya qilish

Ushbu turdagi hisoblash, agar o’tkazilgan inventarizatsiya ishonchliligi, ob’ektivligi va sifatiga shubha tug’ilsa, amalga oshiriladi.

Nazorat inventarizatsiyasi

Bu inventarizatsiyaning to’g’riligini tekshirish uchun takrorlanadigan inventarizatsiyadir. Bunday inventarizatsiya odatda rahbariyat va moliyaviy javobgar shaxslar ishtirokida amalga oshiriladi.

O’g’irlik va yo’qotishlarni minimallashtirish uchun inventarizatsiya jarayonini qanday tashkil qilish kerak?

Har bir iteratsiyani yaxshilaydigan inventarizatsiyadagi aniq va soddalashtirilgan jarayonlar rahbar va xodim muammo, hamda og’riqlarini kamaytiradi.

Har bir do’kon yoki tarmoqning o’z audit qilish va natijalar qayd etish usuli bo’lishi mumkin. Jamoaning har bir a’zosi do’konni qachon, kim va qanday tekshirishini bilgani yaxshi.

Ushbu jarayonning amalga oshirilishi psixologik darajaga ham ta’sir qiladi va ichki o’g’irlik ehtimolini kamaytiradi, chunki hisob qilishda ularni aniqlash juda oson va tekshirilishini bilib turib ham xodimlar do’kondan tovarlarni o’g’irlashlari dargumon.

Albatta, bu siz yo’qotishlar va o’g’irliklarni nolga tushirasiz degani emas, lekin siz doimiy taxminlar va xodimlar tomonidan o’g’irlik bilan bog’liq bo’lgan shubhali vaziyatlardan albatta xalos bo’lishingiz mumkin, bu esa keraksiz ziddiyatli vaziyatlar xavfini kamaytiradi.

Quyida biz inventarizatsiya qilishda e’tiborga olinishi kerak bo’lgan asosiy elementlarni sanab o’tamiz.

Inventarizatsiya jarayoni

Har bir do’kon o’z audit jarayonini mustaqil ravishda belgilashi mumkin, ammo biz sizga o’z jarayoningizni yaratishda yordam beradigan asosiy qadamlar ro’yxatini taqdim etamiz.

Rollarni va mas’ul shaxslarni aniqlang

Avvalo, inventarizatsiyani kim o’tkazishini va ma’lum bir do’kon yoki omborda kim moddiy javobgar ekanligini aniqlash kerak.

Misol uchun, agar sizda do’konlar tarmog’i mavjud bo’lsa, u holda sizning do’koningizdagi tovarlarning yaxlitligi va xavfsizligini nazorat qiluvchi moddiy mas’ul xodim bo’lishi kerak. Odatda bu do’kon boshlig’i yoki sotuvchilar bilan kassirlar.

Quyidagi misolda ko’rsatilganidek, har bir do’kon uchun siz jadval tuzib olib, unda rollarni tavsiflashingiz mumkin:

1. Do’kon: Demo Store Next
2. Moliyaviy javobgar shaxs: Shahlo Qambarova
3. Inventarizatsiyani olib boruvchi xodim: Inessa Lukyanova

Ushbu jarayonni tugatgandan so’ng, keyingi bosqichga o’tishingiz mumkin.

Inventarizatsiyani nech marta qilish kerak?

Inventarizatsiyani qancha ko’p bo’ls – shuncha yaxshi. Siz do’konlardagi o’g’irlik va yo’qotish xavfini kamaytirishingiz mumkin. Boshqacha qilib aytganda, siz inventarizatsiyani qanchalik tez-tez o’tkazsangiz, yo’qotish xavfi shunchalik kam bo’ladi.

Albatta, do’konda to’liq inventarizatsiya qilishning har doim ham imkoni bo’lmaydi. Bunday hollarda, qisman inventarizatsiya qilish yaxshiroqdir, ya’ni, siz tez sotiladigan mahsulotlar va toifalarni tanlaysiz va aynan ularni tekshirasiz.

Qisman inventarizatsiya kategoriya, javon yoki brend bo’yicha amalga oshirilishi mumkin. Shunday qilib, bu sizdan ko’p vaqt talab qilmaydi va uni har hafta bir soatdan o’tkazishingiz mumkin. Eng muhimi, aynan bugun qaysi tovarlarni tekshirishingiz haqida xodimlarga oldindan xabar bermaslikdir.

Xulosa qilib aytadigan bo’lsak, qisman inventarizatsiyani haftada bir marta, to’liq inventarizatsiyani esa oyda kamida bir yoki ikki marta amalga oshirish tavsiya etiladi.

Bosqichma-bosqich inventarizatsiya jarayonini yarating

Birinchi bosqich – tayyorgarlik. U quyidagi tadbirlarni o’z ichiga oladi:

1. Inventarizatsiya o’tkazish sanasini aniqlash;
2. inventarizatsiyani o’tkazish uchun asbob-uskunalar yoki boshqa vositalar mavjudligini tekshirish;
3. inventarizatsiyani o’tkazadigan xodimlarni aniqlash;
4. vitrinalar va omborlardagi tovarlarni inventarizatsiya jarayoniga tayyorlash.

Ikkinchi bosqich – hisobot ma’lumotlari bilan do’kon yoki ombordagi tovarlarning haqiqiy mavjudligini tekshirish. Ushbu bosqichda, tovarlarni hisoblash ishi olib borilinadi. Agar siz hech qanday hisoblash tizimidan foydalanmasangiz, unda siz barcha hisob-kitoblarni tekshiring va qog’ozga qayd qiling, agar siz tizimdan foydalansangiz, unda siz shunchaki tovarlarni skanerlaysiz va tizim siz uchun natijalarni hisoblab chiqadi.

Uchinchi bosqich – do’kon yoki ombordagi barcha tovarlarni tekshirgandan so’ng, siz hisob-kitoblarni amalga oshirishingiz va tanqislik va hisoblashni qayta  tekshirishingiz kerak. Ushbu bosqichda, hisob-kitoblardan so’ng, aynan noto’g’ri chiqqan tovarlarni aniq tekshirish muhimdir. Bundan tashqari, inventarizatsiya paytida siz teglar yoki narx belgilari bo’lmagan tovarlarni topishingiz mumkin, ular ham ushbu bosqichda bartaraf etilishi lozim.

Yakuniy bosqich – inventarizatsiya natijalarini ro’yxatdan o’tkazish. Ushbu bosqichda barcha tekshiruvlardan so’ng inventarizatsiya natijalari qayd etiladi va natijalar umumlashtiriladi. Agar sizda yetishmovchilik va yo’qotishlar aniqlangan bo’lsa, ular uchun kim va qanday javob berishini aniqlashingiz kerak. Siz do’kon siyosatiga qarab xodimlarni jarimaga tortishingiz yoki boshqa sanktsiyalarni qo’llashingiz mumkin.

Endi siz to’liq qurollangan va inventarizatsiya qilishga tayyor ekanligingizda, keling, ushbu tartibni siz uchun osonlashtiradigan usullarni ko’rib chiqamiz.

Inventarizatsiyani o’tkazish usullari

Barcha chakana sotuvchilar kamida bir marta o’zlariga “Qanday qilib inventarizatsiyani tezroq qilish mumkim?” degan savolni berishgan. Darhol javob beradigan bo’lsak, agar siz aniq va tez inventarizatsiya qilishni istasangiz, tovarlarni hisobga olish tizimisiz buning iloji yo’q.

Albatta, siz hisob-kitoblarni qo’lda daftarlarda yoki excelda qilishingiz mumkin, lekin har safar xato qilish xavfi mavjud va bunday xatolar qanchalik ko’p bo’lsa, biznes sifatida shunchalik ko’p pul yo’qotasiz.

Shuning uchun, agar siz ushbu bosh og’rig’idan xalos bo’lishni istasangiz, sizga albatta buxgalteriya (hisob) tizimi kerak bo’ladi.

Quyida biz hisoblashning bir necha usullarini ko’rib chiqamiz va ijobiy va salbiy tomonlarini taqqoslaymiz.

Qo’lda inventarizatsiya qilish

Eng keng tarqalgan usullardan biri. Biroq, bu juda ko’p vaqt, kuch va do’konni ma’lum muddatga yopishni talab qiladi. Bu, o’z navbatida, potentsial foydaning yo’qolishiga olib keladi.

Masalan, do‘konning bir kunlik o‘rtacha daromadi 5 million so‘m bo‘lsa, do‘konni 2 kunga inventarizatsiya qilish uchun yopish orqali siz shu vaqt ichida 10 million so‘m yo‘qotishingiz mumkin. O’z kunlik daromadingizni qo’yib ko’rib, siz potentsial yo’qotishingiz mumkin bo’lgan  miqdorni hisoblashingiz mumkin .

Bundan tashqari, bu yondashuv xodimlarga juda ko’p noqulayliklar keltiradi, chunki tovarlar harakati tarixini tiklash uchun siz daftar va excel faylini ko’rib chiqishingiz kerak. Bu, o’z navbatida, ko’p vaqt va kuch talab etadi.

BILLZ bilan inventarizatsiya

BILLZdagi inventarizatsiya funksiyalari 100 dan ortiq do’konlarda sinovdan o’tgan va inventarizatsiya tezligi, aniqligi va samaradorligi muammosini hal qiladigan tarzda ishlab chiqilgan.

Tizim qisman va to’liq inventarizatsiyani o’z ichiga oladi, shuningdek, Internet bilan ham, Internetsiz ham ishlaydi. Yana bir katta afzallik shundaki, siz inventarizatsiya qilish uchun do’konni yopishingiz shart emas, chunki barcha sotuvlar avtomatik ravishda hisobga olinadi.

Bundan tashqari, siz kun bo’yi o’tkazgan odatiy inventarizatsiyani 2 soat ichida qilishingiz mumkin.

BILLZ inventarizatsiyasining afzalliklari

Quyida biz BILLZ bilan inventarizatsiyaning asosiy afzalliklarini ko’rib chiqamiz:

1. Inventarizatsiya internet bilan ham, internetsiz ham amalga oshirilishi mumkin. Omborlar ko’pincha aloqa yaxshi bo’lmagan joylarda joylashgan bo’ladi. Bunday hollarda inventarizatsiyani oflayn rejimda o’tkazish juda qulay.
2. Do’konni yopish va daromadni yo’qotish kerak emas. Bu juda katta plyus, chunki inventarizatsiya paytida do’konni yopish orqali siz mijozlar va pullarni yo’qotasiz.
3. Masofaviy boshqarish. Inventarizatsiyani masofadan boshqarish mumkin, ya’ni do’kondan uzoqda bo’lganingizda, siz har doim ish qanday ketayotganini ko’rishingiz va natijalarini tekshirishingiz mumkin.
4. Tezlik. Bu inventarizatsiya kabi biznes jarayoni uchun juda muhim ko’rsatkichdir. Qo’lda inventarizatsiya qilish bir necha kun davom etishi mumkin bo’lgan bir paytta, siz 2-3 soat ichida tovarlarni to’liq inventarizatsiya qilish imkoniyatiga egasiz. Bularning barchasi tovarlarni tezkor skanerlash sabablidir.
5. Bir vaqtning o’zida bir nechta qurilmalarni ulash imkoniyati. Tizim bir vaqtning o’zida bir nechta kompyuterlardan ulanish imkonini beradi, bu ham jarayonni tezlashtirishga yordam beradi. Misol uchun, siz tovarlarni shartli guruhlarga bo’lishingiz va guruhlarga mas’ul shaxs tayinlab, ishni taqsimlashingiz va jarayonni tezlashtirishingiz mumkin.
6. Inventarizatsiya hisoboti. Deyarli har qanday inventarizatsiyadan so’ng, qayta saralash va yetishmovchiliklar aniqlanadi, bunda sizga tarix kerak bo’ladi. Inventarizatsiya bo’yicha tovarlar tarixini ko’rish funksiyasi sizga tugmani bir necha marta bosish orqali butun tarixni tiklashga va moliyaviy javobgar shaxslarga nisbatan yakuniy qaror qabul qilish uchun, hamda tovarlar bilan nima sodir bo’lganligini ko’rishga yordam beradi.
7. Barcha inventarlarizatsiyalarning tarixi. BILLZning yana bir katta afzalligi shundaki, butun inventarizatsiya tarixi tizimda saqlanadi va siz istalgan vaqtda kim nimani skaner qilganini, qaysi kuni qanday ma’lumotlarni olganingizni ko’rishingiz mumkin. Bu bir necha oy oldingi ma’lumotlarni ko’rib chiqish va tekshirish kerak bo’lganda yordam beradi.

Xulosa

Xulosa qilib aytishimiz mumkinki, inventarizatsiya – bu o’g’irlik va yo’qotishlarni kamaytirish, shuningdek, do’konda samarali assortimentni shakllantirishning asosiy vositalaridan biri, shuning uchun unga alohida e’tibor berish kerak.

Aytgancha, agar siz inventarizatsiya jarayonlari, shuningdek, do’konni optimallashtirishning boshqa xususiyatlari haqida ko’proq bilmoqchi bo’lsangiz… To’g’ri do’kon boshqaruvi mavzusi haqidagi videomizni ko’ring.